מאת: טל כתרן, מנכ"ל קבוצת אופטימום
בימים אלה של חוסר וודאות כלכלי ועסקי גלובאלי, כאשר כל מנהל בודק ובוחן את משנהו באשר לצעדי ההתייעלות שזה או אחר בוחרים לעשות, עולה השאלה הדחופה והלא נעימה באשר לקיצוץ מתבקש במשאב היקר בארגון, כוח האדם. מנהלים רבים מכירים בעובדה כי עדיף לשמר ולדאוג לעובדים הוותיקים בעלי הניסיון שלעיתים קרובות מהווים מוקדי ידע בארגון. עם זאת, עובדים אלה הם לרוב היקרים בארגון, עובדה המובילה להתלבטות לא פשוטה כיצד יש לפעול בתקופה זו. מחד, פיטורים עלולים להביא לאיבוד הזיכרון ארגוני המוחזק אצל מעטים ומכאן להקשות על עמידת הארגון ביעדיו ומחויבויותיו ללקוחותיו ולמשקיעיו. מאידך, שמירה על עובדים אלה בארגון יכולה אף היא להוביל לבעיה דומה.
ככלל, חשוב ורצוי לשמר ידע בארגון בעיתות רגיעה ולא בתקופת מתח ומשבר. תהליך זה צריך להיות סדור ומושרש בתרבות הארגונית ולא להתבצע כהבלחה של הרגע. חשוב לבצע את התהליך בשיתוף מלא של העובדים בכדי למנוע התנגדויות ומתחים. מומלץ להיעזר בגוף המומחה בתחום ולפעול עפ"י הכללים הבאים:
1. חשוב שהנהלת הארגון תבין את החשיבות המכרעת בשימור הידע, כתנאי להמשך פעילותו של הארגון, ולא רק ככותרת או אמרת אגב, אלא כהכרח קיומי. הפעילות כרוכה בעלויות כספיות אותן הנהלת הארגון צריכה להסכים ולהשקיע במקביל לרצונה לחסוך ולקצץ. לרוב נתפסת הפעילות כהשקעה לטווח הרחוק, עם זאת רבים המקרים בהם ההשקעה החזירה עצמה באופן מיידי.
2. יש לבחור את העובדים המהווים מוקדי ידע בארגון. תעירו כל מנהל באמצע הלילה ותשאלו אותו עם היעדרו של מי מעובדיו יתקשה להשלים, ותקבלו תשובה מיידית. עובד כזה קיים בכל ארגון ומבסס את מעמדו מעצם העובדה שהידע קיים רק אצלו וכול הארגון מדע לכך. הוא מודע לעובדה שויתור על הידע קרי, שיתוף עובדים נוספים בניסיונו יחליש את מעמדו. חשוב לשים לב כי אין הכוונה רק לעובד יצרני או איש כספים זה או אחר, הכוונה לכל עובד בארגון, גם למזכירה.
3. חשוב לרתום את העובדים לסייע להצלחת תהליך התיעוד ושימור הידע שהרי בלי שיתוף הפעולה שלהם נידון התהליך לכישלון. יש להדגיש בפניהם ששימור הידע הוא קריטי לחוסנו של הארגון בפני משברים. תלות העובדים בארגון היא כתלות הארגון בעובדיו.
4. חשוב לבחור בגוף חיצוני לביצוע שימור הידע. זכרו כי גוף חיצוני, שאינו חלק מהפוליטיקה הפנימית של הארגון, "נקי מביטחון תעסוקתי"- job security. . בכל מצב אחר יהיה ברור לעובדים שמשהו מתרגש ובא ובהתאם הם "יאטמו" בפני העברת הידע שברשותם. הפעלתו של גוף חיצוני, שתפקידו לשמר כל פיסת מידע בארגון ללא קיצורי דרך ודילוג על מידע שנראה לעובד הארגון כברור מאליו, מבטיחה ברוב המקרים גם עמידה ביעד זה.
5. אופן הצגת המידע שנאסף בצורה ברורה ופשוטה ללימוד והטמעה חשובה לפחות כמו איסופו. זכרו כי בסוף התהליך, אמור הארגון לקבל את המידע שלו באופן בו יכול לעשות בו שימוש חוזר ע"י עובדים חדשים או פחות מיומנים. וודאו כי הגוף החיצוני שבחרתם מציג "קבלות" בתחום זה.
6. לעיתים קיים חשש לחשוף את "קרביו" של הארגון לגוף חיצוני מסיבות של חשש לזליגת מידע עסקי רגיש. זכרו להחתים את בחירתכם על הסכם סודיות זהה לזה שהחתמתם את עובדיכם.
7. מומלץ לקצר את פרקי הזמן של ביצוע פעולות שגרתיות כדוגמת: ארגון החומר "הקשה" הקיים כרגע בארגון: מידע הנדסי (שרטוטים ומודלים), מסמכי פיתוח, תיקי ייצור, תיקיות מידע, הצעות מחיר וכיוצא בזה.
8. מומלץ לבדוק מתי בפעם האחרונה ביצעתם גיבוי מלא של המידע בארגון. כדאי לשקול לגבות את המידע ביותר מאמצעי אחד ולאחסן את המידע במקום מוגן ושמור. נושא הגיבוי נתפס אצל חלקנו כמטלה מעצבנת וככזו קיימת נטייה לבצעה לעיתים רחוקות מיידי. בזמן זה נכון יפעל כל ארגון בבקרה הדוקה יותר על נושא זה.
9. מומלץ לבדוק כי אמצעי הגיבוי נמצאים בשליטה ומעקב ולרענן את הנחיות ביטחון המידע הקיימות בארגון כדוגמת:, הכנסת מדיות שונות, שימוש בדיסק און קי, חיבור מחשבים לאינטרנט ומדיניות שידור המידע מחוץ לארגון וזאת במטרה למנוע זליגת מידע באופן בלתי מבוקר.
זכרו כי המידע הארגוני מהווה את ליבת פעילותו של כל ארגון. הצורך בשימורו ברור לכול, עם זאת קל לכולנו לדחוק אותו לקרן זווית ולהיזכר בו בעיתות משבר. טוב יעשה כל ארגון עם יקדים תרופה למכה.
בימים אלה של חוסר וודאות כלכלי ועסקי גלובאלי, כאשר כל מנהל בודק ובוחן את משנהו באשר לצעדי ההתייעלות שזה או אחר בוחרים לעשות, עולה השאלה הדחופה והלא נעימה באשר לקיצוץ מתבקש במשאב היקר בארגון, כוח האדם. מנהלים רבים מכירים בעובדה כי עדיף לשמר ולדאוג לעובדים הוותיקים בעלי הניסיון שלעיתים קרובות מהווים מוקדי ידע בארגון. עם זאת, עובדים אלה הם לרוב היקרים בארגון, עובדה המובילה להתלבטות לא פשוטה כיצד יש לפעול בתקופה זו. מחד, פיטורים עלולים להביא לאיבוד הזיכרון ארגוני המוחזק אצל מעטים ומכאן להקשות על עמידת הארגון ביעדיו ומחויבויותיו ללקוחותיו ולמשקיעיו. מאידך, שמירה על עובדים אלה בארגון יכולה אף היא להוביל לבעיה דומה.
ככלל, חשוב ורצוי לשמר ידע בארגון בעיתות רגיעה ולא בתקופת מתח ומשבר. תהליך זה צריך להיות סדור ומושרש בתרבות הארגונית ולא להתבצע כהבלחה של הרגע. חשוב לבצע את התהליך בשיתוף מלא של העובדים בכדי למנוע התנגדויות ומתחים. מומלץ להיעזר בגוף המומחה בתחום ולפעול עפ"י הכללים הבאים:
1. חשוב שהנהלת הארגון תבין את החשיבות המכרעת בשימור הידע, כתנאי להמשך פעילותו של הארגון, ולא רק ככותרת או אמרת אגב, אלא כהכרח קיומי. הפעילות כרוכה בעלויות כספיות אותן הנהלת הארגון צריכה להסכים ולהשקיע במקביל לרצונה לחסוך ולקצץ. לרוב נתפסת הפעילות כהשקעה לטווח הרחוק, עם זאת רבים המקרים בהם ההשקעה החזירה עצמה באופן מיידי.
2. יש לבחור את העובדים המהווים מוקדי ידע בארגון. תעירו כל מנהל באמצע הלילה ותשאלו אותו עם היעדרו של מי מעובדיו יתקשה להשלים, ותקבלו תשובה מיידית. עובד כזה קיים בכל ארגון ומבסס את מעמדו מעצם העובדה שהידע קיים רק אצלו וכול הארגון מדע לכך. הוא מודע לעובדה שויתור על הידע קרי, שיתוף עובדים נוספים בניסיונו יחליש את מעמדו. חשוב לשים לב כי אין הכוונה רק לעובד יצרני או איש כספים זה או אחר, הכוונה לכל עובד בארגון, גם למזכירה.
3. חשוב לרתום את העובדים לסייע להצלחת תהליך התיעוד ושימור הידע שהרי בלי שיתוף הפעולה שלהם נידון התהליך לכישלון. יש להדגיש בפניהם ששימור הידע הוא קריטי לחוסנו של הארגון בפני משברים. תלות העובדים בארגון היא כתלות הארגון בעובדיו.
4. חשוב לבחור בגוף חיצוני לביצוע שימור הידע. זכרו כי גוף חיצוני, שאינו חלק מהפוליטיקה הפנימית של הארגון, "נקי מביטחון תעסוקתי"- job security. . בכל מצב אחר יהיה ברור לעובדים שמשהו מתרגש ובא ובהתאם הם "יאטמו" בפני העברת הידע שברשותם. הפעלתו של גוף חיצוני, שתפקידו לשמר כל פיסת מידע בארגון ללא קיצורי דרך ודילוג על מידע שנראה לעובד הארגון כברור מאליו, מבטיחה ברוב המקרים גם עמידה ביעד זה.
5. אופן הצגת המידע שנאסף בצורה ברורה ופשוטה ללימוד והטמעה חשובה לפחות כמו איסופו. זכרו כי בסוף התהליך, אמור הארגון לקבל את המידע שלו באופן בו יכול לעשות בו שימוש חוזר ע"י עובדים חדשים או פחות מיומנים. וודאו כי הגוף החיצוני שבחרתם מציג "קבלות" בתחום זה.
6. לעיתים קיים חשש לחשוף את "קרביו" של הארגון לגוף חיצוני מסיבות של חשש לזליגת מידע עסקי רגיש. זכרו להחתים את בחירתכם על הסכם סודיות זהה לזה שהחתמתם את עובדיכם.
7. מומלץ לקצר את פרקי הזמן של ביצוע פעולות שגרתיות כדוגמת: ארגון החומר "הקשה" הקיים כרגע בארגון: מידע הנדסי (שרטוטים ומודלים), מסמכי פיתוח, תיקי ייצור, תיקיות מידע, הצעות מחיר וכיוצא בזה.
8. מומלץ לבדוק מתי בפעם האחרונה ביצעתם גיבוי מלא של המידע בארגון. כדאי לשקול לגבות את המידע ביותר מאמצעי אחד ולאחסן את המידע במקום מוגן ושמור. נושא הגיבוי נתפס אצל חלקנו כמטלה מעצבנת וככזו קיימת נטייה לבצעה לעיתים רחוקות מיידי. בזמן זה נכון יפעל כל ארגון בבקרה הדוקה יותר על נושא זה.
9. מומלץ לבדוק כי אמצעי הגיבוי נמצאים בשליטה ומעקב ולרענן את הנחיות ביטחון המידע הקיימות בארגון כדוגמת:, הכנסת מדיות שונות, שימוש בדיסק און קי, חיבור מחשבים לאינטרנט ומדיניות שידור המידע מחוץ לארגון וזאת במטרה למנוע זליגת מידע באופן בלתי מבוקר.
זכרו כי המידע הארגוני מהווה את ליבת פעילותו של כל ארגון. הצורך בשימורו ברור לכול, עם זאת קל לכולנו לדחוק אותו לקרן זווית ולהיזכר בו בעיתות משבר. טוב יעשה כל ארגון עם יקדים תרופה למכה.
טל כתרן - מנכ"ל קבוצת אופטימום
קבוצת אופטימום העוסקת בהנדסת ייצור, תיעוד טכני, פיתוח הדרכה והשקעות. כמו כן פועלת לשימור ידע בארגונים רבים כדוגמת: אלביט, רפאל, התעשייה האווירית, נטפים, סולל HP, מוטורולה ועוד.
http://www.optimum-ms.com
קבוצת אופטימום העוסקת בהנדסת ייצור, תיעוד טכני, פיתוח הדרכה והשקעות. כמו כן פועלת לשימור ידע בארגונים רבים כדוגמת: אלביט, רפאל, התעשייה האווירית, נטפים, סולל HP, מוטורולה ועוד.
http://www.optimum-ms.com
